跳转到主要内容

政策的写作指导

在起草新的或修改现有的大学政策时,各部门应遵循以下推荐的写作指导。

一般写作指导

  • 保持简单。政策应该用通俗易懂的语言来写,而不是用法律术语。这项政策应该很容易被整个大学社区所理解。
  • 保持它。政策不能考虑所有可能的情况。政策应该写得宽泛,但要足够清晰,以适用于不同的情况。详细的指导可以在FAQ中提供,也可以在详细的过程指南或标准中提供。
  • 使它相关。该政策应该清楚地告诉观众,为什么它存在影响,重大条件和限制,何时以及在哪些情况下,以及应该如何执行。“艺术条款”应在“定义”部分下为读者明确定义。
  • 检查准确性和符合性。确保政策草案符合所有州教育委员会的政策,管理大学的政策或规章制度,当前的联邦和州法律/法规,以及行业要求。
  • 确保可以强制执行策略。不需要在不确保适当资源的情况下毫无意义地执行它的政策,或者在不确保适当资源的情况下向义务进行履行。
  • 明确说明谁做了什么。清楚地阐明了部门和个人的角色和责任。确保被授权制定某些决定的政策规定以及谁负责执行某些职责。
  • 少即是多。政策不需要冗长。在许多情况下,较短更好。该政策的目标是简明扼要地清楚地传达重要信息。更长的政策可能很难理解,解释和应用。

使用大学政策模板

使用大学政策范本(msword格式)在起草或修改您的政策时。

遵循模板对于一致性和可访问性很重要。策略模板旨在帮助您确保访问各种能力的人。

所有的政策都应该用Arial字体写标题,用Garamond 12 pt字体写段落。

为读者写作

大多数政策的观众是整个大学社区。语言必须对整个受众都可以理解,而不仅仅是主题或技术专家。

  • 假设读者具有校园和大学社区的基本知识,但不了解具体的政策或程序。
  • 使用精确的单词,短句和可理解的术语来写下清晰度。如果使用具有专门含义的技术术语或单词,请在政策的“定义”部分下定义它们。在整个政策中使用相同的单词与术语一致。
  • 使用“必须”而不是“将”并在使用“应该”时是故意的,这意味着建议而不是要求。记得大学政策一般是执行要求,而不是传达允许的指导方针或建议。

使用简单语言

简单语言有助于确保整个大学社区的政策清晰,简明,并理解。有用的资源是联邦计划语言指南旨在推广在所有政府通讯中使用简明语言。

  • 使用主动声音清楚地说明谁做什么。被动的声音模糊谁负责什么。在主动声音中,部门或个人行为是判刑的主题。In a passive sentence, the person or item that is acted upon is the subject of the sentence (e.g., write “the Associate Vice President must….” instead of “it is the ultimate responsibility of the Associate Vice President to…..”; write “notify applicants who were not selected for an interview….” instead of “applicants who were not selected for an interview must be notified…”). In limited instances, passive voice is appropriate when one action follows another as a matter of law, and there is no actor other than the law itself.
  • 使用简单直接的语言,避免术语和限定词(例如,totally, completely, definitely,等)。
  • 避免使用多个从句的句子。
  • 尽量减少缩写。缩写可以中断需要读者回顾策略的读取过程,或者查阅定义,以记住缩写。在缩写具有常用使用的情况下,请勿定义它们。它占用空间并惹恼了读者。例子包括:PHD,ADA,CIA,ATM。
  • 使用正确的标点和语法来帮助你的听众理解策略。
  • 使用“必须”表示要求,而不是“应当”。使用“将”是不精确的,可以表示义务或预测。而不是使用“应”,“使用”
    -“必须”表示义务,
    -禁止"不能"
    - “可能”酌情行动,和
    -“应该”作为推荐。
  • 省略多余的单词
    多余的词 普通替代品
    能够 可以
    对...负责任 必须
    依据 在下面
    如果 如果
    关于至于对于有关 出去
    足够数量的 足够的
    为了
    由于 因为,因为,因为
    以及 也是和
    只要 如果,因为
    每时每刻 总是(或遗漏)

使用性别包容性语言

必须使用性别中性和性别敏感语言编写政策。

  • 不要使用男性化或女性代词作为默认值;使用“他们”或“个人”。
  • 避免使用性别名词,如chairman, man, mankind。相反,应该使用中性名词,如chair, department head, coordinator, humanity, individual, or person。
  • 有用的资源是北卡罗来纳大学的写作中心,在Chapel Hill的基于Web的讲义,性别包容性语言

遵循大学的风格指南

  • 在政策中使用一致的术语(例如,不要交替使用“机构”和“大学”)。
  • 在第二个新利18官方网站下载新利18开户参考中使用Boise State University和Boise State。不要使用bsu。
  • 除了官方名称的一部分时,不要利用“大学”。
  • “college”不要大写,除非用作正式头衔的一部分。
  • 不要利用职称(总统,Provost,Dean),除非用作名称前的正式头衔。
  • 除了在使用正式冠军时,不要利用“部门”,如历史系。
  • 网站是一个词,http://从网址中删除,除非需要直接链接。

有关其他样式指导,请参阅新利18官方网站下载新利18开户博伊西州立大学风格指南

避免使用复杂的表格、视觉辅助和图形

表格和其他图形可以使复杂的信息更容易理解;然而,它们会给残疾人带来无障碍问题。表格和其他图表不应成为传达信息或政策要求的主要手段,复杂的表格和图表不应被提倡。如果它们被用来帮助理解,它们必须是可接近的。